Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng công ty được Kiến Vàng hướng dẫn ngay sau đây sẽ mang đến cho bạn các thông tin cần thiết, để giúp quy trình được sắp xếp hợp lý và không gây căng thẳng nhất có thể.
Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng công ty
Đối với doanh nghiệp
Trước hết, doanh nghiệp muốn thuê nhà làm văn phòng cần chọn địa điểm cụ thể. Tất nhiên, địa điểm này cũng phải được đảm bảo phù hợp với các tiêu chí của doanh nghiệp. Sau đó bạn cần biết được các thủ tục sẽ phải tiến hình sau:
Ký hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng công ty
Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty phải được soạn thảo dưới dạng văn bản. Người cho thuê và người thuê phải thống nhất các điều khoản trong hợp đồng cùng nhau để lấy đó làm cơ sở đảm bảo quyền lợi cho đôi bên nếu có tranh chấp xảy ra. Hợp đồng cho thuê nhà làm văn phòng cho công ty không bắt buộc phải công chứng.

Đại diện nộp thuế
Bên cho thuê và bên thuê cũng phải thống nhất chọn 1 bên là người đại diện để nộp thuế, thông thường là bên thuê sẽ phải làm điều này. Ngoài ra, bên thuê nhà cũng phải có trách nhiệm khấu trừ các khoản thuế như thuế thu nhập cá nhân, thuế Giá trị gia tăng (GTGT) trước khi trả thu nhập ở mức trên 100 triệu/năm.
Lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài sẽ được dựa trên vốn điều lệ của đơn vị kinh doanh được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc doanh của năm đối với hộ, kinh doanh cá nhân.

Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân
Các loại thuế này được tính như sau:
- Thuế GTGT phải nộp: Doanh thu thuế GTGT x Tỷ lệ thuế GTGT 5%.
- Thuế TNCN: Doanh thu thuế TNCN x Tỷ lệ thuế TNCN 5%.
Hợp đồng thuê nhà có mức giá thuê từ 100 triệu đồng/năm trở xuống bên cho thuê nhà có thể ủy quyền cho bên thuê (doanh nghiệp) khai báo và nộp thuế thay.
Các nhân cho doanh nghiệp thuê nhà
Các cá nhân khi cho doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng công ty cần phải đảm bảo được các điều sau:
Bất động sản được phép kinh doanh
Nơi kinh doanh cần phải có đáp ứng các điều kiện như:
- Giấy đăng ký quyền sở hữu nhà, công trình xây dựng phải gắn liền với đất trong giấy Chứng nhận về quyền sử dụng đất.
- Đơn vị cho thuê không nằm trong diện tranh chấp quyền sử dụng đất trước và trong thời gian cho thuê nhà.
- Nơi cho thuê không bị kê biên để đảm bảo thi hành án.

Điều kiện cá nhân kinh doanh bất động sản
Cá nhân kinh doanh bất động sản không phải thành lập doanh nghiệp bởi đây là hoạt động nằm trong khuôn khổ quy mô nhỏ.
Hợp đồng thuê nhà
Trong hợp đồng thuê nhà cần thống nhất các điều kiện cơ bản khi cho thuê như quyền và nghĩa vụ cùng với hình thức giải quyết tranh chấp. Chi phí thuê cũng sẽ được ghi trong hợp đồng.
Với các tranh chấp phát sinh có thể xảy ra như chậm thanh toán hoặc chậm bàn giao cũng nên được ghi rõ trong hợp đồng.
>>> Có thể bạn quan tâm: Chia sẻ kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả

Các lưu ý khi thuê nhà làm văn phòng cho người mới
Diện tích
Thông thường, bạn sẽ chỉ có thể sử dụng 75% – 90% số tiền bạn phải trả. Diện tích cho thuê chắc chắn bao gồm một phần thang máy, nhà vệ sinh, hành lang, cầu thang, v.v của cả ngôi nhà. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng một số tòa nhà có hệ số tổn thất cao hơn những tòa nhà khác. Các đường cong hoặc các góc nhọn, các dải thang máy được đặt ở trung tâm của tòa nhà,…
Để bảo vệ chính mình, bạn có thể thuê một kiến trúc sư đo không gian bạn định thuê và cho bạn biết liệu diện tích sử dụng có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của bạn hay không. Kiến trúc sư nên sử dụng tiêu chuẩn được chấp nhận chung để bạn có thể so sánh chính xác không gian này với không gian khác. Sau đó, bất kỳ số nào mà chủ nhà sử dụng, bạn sẽ biết mình sẽ trả bao nhiêu cho mỗi mét vuông có thể sử dụng và bạn sẽ có cơ sở sáng suốt hơn để thương lượng.
Điện lực
Đối với nhiều đơn vị thuê nhà để làm văn phòng cho công ty, tiền điện là một trong những khoản chi phí phải chi lớn và tốn kém nhất. Các chủ nhà muốn tăng doanh thu của họ mà không báo giá thuê cao hơn thường sử dụng điều khoản tiền điện như một loại phí gia tăng lợi nhuận, làm tăng chi phí vốn đã đáng kể cho dịch vụ thiết yếu này. Đừng để lợi nhuận của chủ nhà làm tăng hóa đơn điện nước của bạn một cách không cần thiết.

Thương lượng
Khi bạn đã tìm được không gian văn phòng kinh doanh phù hợp, đã đến lúc bạn phải điều hướng các thủ tục giấy tờ. Ở đây, một chuyên gia bất động sản thương mại cũng có thể là một trợ giúp to lớn. Có một số bước để thương lượng hợp đồng thuê thương mại:
- Xem xét hợp đồng với cố vấn pháp lý.
- Soạn thảo và gửi điều khoản mà mình muốn hoặc các điều khoản phản đối.
- Thương lượng cho đến khi bạn đạt được thỏa thuận.
Điều quan trọng là phải quyết định đâu là điều khoản nên thỏa thuận lại, đâu là điều khoản cần được ưu tiên để có thể tiến hành thương lượng và cho ra kết quả tốt nhất.
Thay đổi và bảo dưỡng
Thay đổi
Nếu bạn và chủ nhà không đề cập các điều khoản về cấu trúc, những thay đổi bạn đã thực hiện có thể là không hợp lý. Do đó, bạn có thể gặp phải lựa chọn khó chịu là thanh toán một hóa đơn lớn vào cuối thời hạn thuê hoặc khôi phục lại như cũ cái gọi là thay đổi cấu trúc ngôi nhà mà không có sự đồng ý của bên cho thuê.

Bảo dưỡng
Trong một ngôi nhà văn phòng có nhiều người thông thường chủ nhà sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa một số hạng mục, thường là các yếu tố cấu trúc, mặt ngoài và các bộ phận của khu vực chung của tòa nhà. Bạn chịu trách nhiệm bảo trì và sửa chữa mọi thứ trong không gian của mình.
Thuê nhà làm văn phòng là một quyết định quan trọng và lớn lao. Điều quan trọng là phải lập kế hoạch cẩn thận, nghiên cứu và thực hiện các biện pháp chuẩn bị thủ tục phù hợp. Mặc dù có thể mất nhiều thời gian hơn khi bắt đầu, nhưng thực hiện đúng thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng công ty sẽ tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giảm thiểu rủi ro khi ký hợp đồng cho thuê văn phòng.