Tiêu chí lựa chọn văn phòng làm việc cho công ty

Tiêu chí lựa chọn văn phòng làm việc cho công ty được liệt kê ngay sau đây sẽ là tiêu chí phù hợp nhất để bạn không phải lăn tăn khi đi chợ văn phòng, giúp bạn tiết kiệm thời gian đồng thời mang lại khả năng thành công cao.

Những tiêu chí lựa chọn văn phòng làm việc cho công ty

Bằng cách ghi nhớ những điểm này, bạn sẽ có thể đưa ra tất cả các quyết định đúng đắn nhất:

Kích thước phù hợp

Cho dù bạn là một doanh nghiệp mới đang tìm kiếm không gian văn phòng để đáp ứng việc kinh doanh đang phát triển của mình hay một doanh nghiệp đã thành lập đang tìm kiếm không gian văn phòng thay thế. Bạn nên biết rằng rất hiếm khi có một kích thước phù hợp cho tất cả khi lựa chọn không gian văn phòng của mình. 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những tiêu chí cần đáp ứng về quy mô, chi phí, vị trí và cơ sở vật chất văn phòng cần có và những yếu tố này sẽ là động lực giúp bạn thu hẹp lựa chọn khi xem văn phòng tiềm năng.

Khả năng tiếp cận

Văn phòng mới sẽ cần phải được tiếp cận cho cả lực lượng lao động và khách hàng của bạn. Thực hiện nghiên cứu khả năng tiếp cận của khách hàng cũng sẽ có thể mang lại cho bạn khách hàng tiềm năng mà bạn muốn nhắm đến.

• Khách hàng của bạn có thể đến đó mà không gặp khó khăn gì không?
• Nhân viên của bạn có thể đến đó dễ dàng không?

Nếu bạn tìm thấy một văn phòng cho công ty của mình mà có thể đáp ứng được 2 tiêu chí trên thì bạn đang trên đường tìm kiếm một vị trí và khả năng tiếp cận tốt. 

Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu về an ninh của khu vực xung quanh và những gì gần văn phòng. Có phòng tập thể dục gần đây không? Quán cà phê? Giải trí sau giờ làm việc? 

Hình ảnh văn phòng

Lựa chọn văn phòng của bạn nói lên rất nhiều điều về doanh nghiệp của bạn và phải phản ánh chính xác những gì công ty bạn đại diện. Nếu bạn muốn khắc họa hình ảnh công ty và chuyên nghiệp, bạn sẽ muốn có một không gian văn phòng được thiết kế và trang trí đẹp với các phòng họp trang nhã và khu vực lễ tân trang trọng hơn.

Thời hạn thuê văn phòng 

Thời hạn hợp đồng mà bạn đăng ký khi đồng ý thuê văn phòng là một yếu tố quan trọng. Nếu bạn là một công ty mới, bạn sẽ không muốn cam kết với một hợp đồng thuê văn phòng dài hạn, bởi chúng ràng buộc về mặt tài chính mà có khả năng bạn sẽ không đủ chi trả.

Các doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp có khả năng muốn thuê ngắn hạn vì tình hình của bạn có thể thay đổi khá nhanh và văn phòng thuê dài hạn có thể không phù hợp với nhu cầu của bạn trong khoảng thời gian 2 hoặc 3 năm.

Chi phí 

Chi phí vận hành văn phòng

Bạn sẽ cần tính toán chi phí hoạt động của việc vận hành văn phòng để đảm bảo rằng bạn có thể chi trả chúng trong suốt thời gian thuê văn phòng. Tìm hiểu chi phí ước tính của hóa đơn điện nước, chi phí bảo trì mặt bằng sẽ là bao nhiêu và các chi phí vận hành văn phòng liên tục khác như phí bảo hiểm và kinh doanh.

Chi phí thuê

Chi phí thuê văn phòng là điểm quan trọng nhất đối với người thuê. Nếu bạn chi ngân sách quá ít cho việc thuê văn phòng, bạn sẽ có thể không hài lòng hoặc có thể thấy dọn đi sau vài tháng sử dụng. Nhưng bạn biết đấy chi phí và công sức chuyển văn phòng cũng không hề đơn giản. Tuy nhiên, chi tiêu quá nhiều bạn lại sẽ phải vật lộn để trả tiền thuê nhà.

Để mang lại sự lựa chọn đúng đắn cho chi phí thuê, bạn hãy trả lời 3 câu hỏi sau đây:

Câu 1: Bạn có đủ khả năng trả khoản tiền đặt cọc 3 tháng cho văn phòng này ngay bây giờ không?

Câu hỏi thứ nhất này để trả lời cho khả năng chi trả của bạn.

Câu 2: Bạn đã được biết về các loại chi phí ẩn chưa được đề cập trong hợp đồng? (Có thể là phí bảo trì, chi phí đậu xe,…).

Câu thứ hai sẽ giúp bảo vệ bạn khỏi những khoản phí mà bạn không ngờ tới. Nhưng nếu các chi phí đều phải chi trả hằng tháng thì cũng sẽ là một khoản ngân sách không nhỏ đấy.

Câu 3: Giá cho thuê của văn phòng mà bạn chọn có chênh lệch quá lớn với các văn phòng khác trong cùng một tòa hay trong khu vực đó hay không?

Câu hỏi thứ ba chỉ đơn giản là để đảm bảo rằng bạn đang nhận được thỏa thuận tốt nhất có thể. 

Những người thuê lân cận

Xem xét những người thuê văn phòng khác trong tòa nhà mà bạn đang xem xét là ai. Bạn sẽ muốn có một mối quan hệ hài hòa với họ, hoặc thậm chí có thể xây dựng một mối quan hệ kinh doanh thành công tiềm năng với họ. Vì vậy hãy tìm hiểu xem họ là ai và liệu họ có cản trở hoặc bổ sung cho việc cung cấp dịch vụ của bạn hay không.

Khả năng kết nối

Đây là một tính năng cần thiết đối với doanh nghiệp bởi ngày nay không có nhiều doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả mà lại có thể không sử dụng mạng Internet. 

Một số văn phòng cho thuê theo kiểu dịch vụ thường bao gồm cả phí truy cập Internet như một phần chi phí thuê nhà của họ. Tuy nhiên, nếu bạn đang thuê một tòa nhà hay một văn phòng tư nhân, bạn sẽ cần phải xem xét việc tự lắp Internet và các khoản thanh toán hàng tháng để truy cập.

Khả năng kết nối không chỉ có Internet, bạn sẽ còn cần quan tâm đến dịch vụ bưu chính và cả điện thoại bàn. Với điện thoại di động ngày nay rất phổ biến, điện thoại bàn có thể không còn quan trọng đối với bạn nhưng dịch vụ bưu chính vẫn rất quan trọng đối với các tài liệu đã ký hoặc các vật phẩm khác.

Các tiện nghi đang có

Tiện nghi trong văn phòng là một điều rất quan trọng để có thể vận hành hiệu quả không gian này. Có thể có nhiều tiện nghi hơn trong các văn phòng dịch vụ nhưng sẽ luôn khác nhau giữa các tòa nhà. Vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn biết mình cần gì và không gian văn phòng đó có đáp ứng yêu cầu của bạn hay không.

Đảm bảo mặt pháp lý 

Bạn cần biết chính xác những gì bạn nhận được và những gì bạn phải chịu trách nhiệm. Khi thuê văn phòng, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các điều khoản được xác định rõ ràng trong hợp đồng thuê. Để tránh tối đa việc gặp phải rắc rối liên quan đến pháp lý, bạn nên tìm kiếm những luật sư chuyên nghiệp để có thể xem hợp đồng và đảm bảo cho bạn khi có những phát sinh không đáng có xảy ra.

>>> Xem thêm: Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng công ty cần biết

Kết luận

Việc lựa chọn văn phòng làm việc cho công ty có thể là một công việc mạo hiểm đầy thử thách và gay cấn đối với bạn và doanh nghiệp của mình. Hy vọng những tiêu chí lựa chọn văn phòng làm việc cho công ty được Kiến Vàng liệt kê phía trên đã mang đến cho bạn thông tin vô cùng bổ ích. Hãy tham khảo các thông tin đó để có được sự lựa chọn tốt nhất cho mình.