Khi chuyển văn phòng chúng ta nên xử lý tài liệu như thế nào?

Như tất cả chúng ta đã biết, chuyển văn phòng trọn gói là một trong những công việc không phải ai cũng muốn, và ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau mà bắt buộc chúng ta phải làm. Vậy chúng ta phải làm những gì ? Làm từ đâu ? Vâng, khi quyết định chuyển văn phòng, hay chuyển nhà trọn gói thì công việc chúng ta cần làm là rất nhiều, thậm trí chúng ta còn không biết nên làm từ đâu để có thể quản lý một cách dễ dàng,… với rất nhiều đồ đạc, trang thiết bị máy móc, đồ dùng gia đình, công ty, đồ dùng cá nhân…

Vậy hôm nay, chúng ta tạm thời chưa nhắc đến hết các công việc, mà hôm nay, chuyển nhà Kiến Vàng chỉ chia sẻ với các bạn cách để chúng ta xử lý tài liệu, hồ sơ khi chuyển văn phòng thôi nhé. Còn lại trong các bài tiếp, chuyển nhà Kiến Vàng sẽ chia sẻ với các bạn sau.

DỊCH VỤ CHUYỂN NHÀ – CHUYỂN VẮN PHÒNG KIẾN VÀNG

0422.62 62 62 – 0976.281.111

Khi chuyển văn phòng chúng ta nên xử lý tài liệu như thế nào?

Khi chuyển văn phòng, thì sổ sách, giấy tờ của công ty và các hồ sơ liên quan cần phải xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả, thiết kiệm thời gian nhưng phải đảm bảo an toàn, tránh nhầm lẫn cũng như thất thoát. Vậy chúng ta phải làm như thế nào ?

Trước tiên, khi chúng ta có kế hoạch chuyển văn phòng, ngoài việc chúng ta tìm đến các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói như Kiến Vàng thì việc chúng ta cần làm ở đây chính là chú ý đến các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ của công mình. Chúng  ta cần lên một kế hoạch vận chuyển, cách sắp xếp, phân loại chúng theo nhều cách khác nhau như: theo chức vụ, theo phòng ban,…để thuận tiện cho việc quản lý, tránh được nhầm lẫn và thất thoát, với cách quản lý như vậy, không chỉ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo an toàn cho các tài liệu cần chuyển.

Sau khi đã phân loại và sắp xếp xong, thì việc phân chia cho từng người đảm bảo từng công việc khác nhau, như vậy thì góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Sau khi đã bàn bạc và đi tới thống nhất với các nhân viên về cách thức xử lý tài liệu, giấy tờ văn phòng, bạn cần tiến hành giao công việc cụ thể cho từng người. Mặc dù giao công việc cho từng người đảm nhiệm nhưng bạn cũng cần phải có sự thống nhất trong quá trình làm việc, tránh trường hợp mỗi người làm theo một kiểu, dễ gây thất lạc, mất mát giấy tờ, lại không hiệu quả.

Chúng ta nên thống nhất về cách đóng gói, sắp xếp tài liệu, cách đóng gói đồ đạc, ghi chú… làm sao để khi các nhân viên chuyển văn phòng, chuyển nhà trọn gói Hà Nội đến vận chuyển các giấy tờ, sổ sách, tài liệu của công ty bạn có thể thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Một vấn đề cũng rất quan trọng đó chính là chúng ta cần đánh dấu, ghi chú thích bên ngoài thùng tài liệu và số lượng… Cần lưu ý cả việc lựa chọn các thùng chứa tài liệu, giấy tờ sổ sách văn phòng khá quan trọng, vì nếu bạn lựa chọn các thùng hộp carton quá cũ, có thể làm rách thùng, ảnh hưởng đến chất lượng giấy tờ, sổ sách chứa trong đó, nhất là nếu di chuyển vào ngày mưa gió thì càng dễ phát sinh nhiều vấn đề khó lường khác.

Do đó, tốt nhất sau khi đóng bọc cẩn thận giấy tờ, sổ sách vào thùng chứa, bạn hãy sử dụng màng co nilon để bọc thật kỹ các thùng chứa đồ này lại. Nếu công ty bạn có các thùng nhựa hoặc thùng chứa giấy tờ chuyên dụng để tài liệu thì càng tốt, và rất nên tận dụng các thùng chứa này. Đừng quên có ghi chú bên ngoài thùng để các nhân viên vận chuyển có thể dễ dàng chuyển các thùng đồ này đến đúng nơi, đúng chỗ.

Về phương tiện vận chuyển chúng ta cũng hết sức lưu ý, đối với các tại liệu, hồ sơ giấy tờ tốt nhất chúng ta nên sử dụng các loại xe tải có trọng tải phù hợp để vận chuyển, và nên vận chuyển riêng biệt, độc lập hẳn với các loại đồ dùng khác và để chuyển được hết trong một lần chuyển.

Bạn cũng nên cân nhắc thật kỹ việc sử dụng các phương tiện chuyển đồ như xe thương binh, xe ba gác… vì những loại xe này thường có thùng xe khá chật chội, lại không được che chắn đầy đủ nên khi trời mưa, thời tiết không thuận lợi rất dễ khiến các thùng tài liệu bị hư hỏng trong quá trình đi đường.

Trên đây là một số thông tin hướng dẫn khi chuyển văn phòng chúng ta nên xử lý tài liệu như thế nào. Công ty bạn có thể tham khảo và áp dụng để giải quyết các giấy tờ, sổ sách, tài liệu ở công ty được nhanh chóng, hiệu quả và an toàn nhất. Ngoài ra, bạn có thể thuê các dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Kiến Vàng tại Hà Nội để được hỗ trợ nhanh chóng nhất cũng như tiết kiệm thời gian, công sức và cả chi phí khi chuyển văn phòng.

>> Xem thêm: Những việc cần làm trước khi chuyển nhà để dễ kiểm soát đồ

Mọi ý kiến đóng góp hoặc tư vấn về dịch vụ chuyển nhà, chuyển văn phòng trọn gói, Quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty CP Đầu tư thương mại vận tải Kiến Vàng

• Trụ Sở  : Số 137 Nguyễn Ngọc Vũ, Cầu Giấy, Hà Nội.
• VPGD   : Số 14 Trương Hán Siêu, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Chi nhánh phía Nam: Số 77, Phạm Đăng Giảng, KP2 Phường Bình hưng, Q Bình Tân, TPHCM
• Điện thoại: 0422.626.262
• Hotline: 0976. 28. 1111
• Email:  kienvang2008@gmail.com
• Website:  http://kienvang.net.vn